DECRETO MUNICIPAL 06/2025
INSTITUI O PROGRAMA PAPEL ZERO - JOAÍMA 100% DIGITAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
ABINALDO OLIVEIRA BOTELHO, Prefeito de Joaíma, Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pela Lei Orgânica do Município, e;
CONSIDERANDO a necessidade de racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior eficiência na execução de políticas públicas, programas e ações de governo, com a qualificação do gasto público;
CONSIDERANDO a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, assegurada a integridade, disponibilidade e autenticidade e, quando for o caso, o sigilo de documentos e informações digitais;
CONSIDERANDO a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital;
DECRETA:
Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Joaíma/MG o "Programa Papel Zero – Joaíma 100% Digital", com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
§ 1º A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos e entidades da Administração Pública dar-se-á gradualmente, observado o cronograma de datas aprovado por Resolução a ser expedida pela Secretaria Municipal de Administração.
§ 2º A partir da data de implantação, prevista no cronograma a que se refere o § 1º deste artigo, junto a cada órgão ou entidade da Administração Pública, todos os documentos deverão ser produzidos digitalmente no respectivo âmbito.
Art. 2º Para os fins deste Decreto, consideram-se:
I - Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
II - Assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;
III - Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IV - Captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V - Certificação digital: atividade de reconhecimento de documento com base no estabelecimento de relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação, por meio da inserção de um certificado digital por autoridade certificadora;
VI - Disponibilidade: razão entre período em que o sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência;
VII - Arquivos públicos: são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito municipal em decorrência de suas funções administrativas e legislativas;
VIII - Documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
IX - Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
X - Documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser:
a) Nativo, quando produzido pelo sistema de origem;
b) Capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento.
XI - Formato de arquivo: regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário ou padronizado;
XII - Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução racional e eficiente de arquivos;
XIII - Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
XIV - Legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
XV - Metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos digitais no tempo;
XVI - Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
XVII - Processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XVIII - Processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Art. 3º São objetivos do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital":
I - Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
II - Imprimir maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
III - Assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV - Assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
Art. 4º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e das demais normas aplicáveis.
Art. 5º A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
§ 1º O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§ 2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art. 6º Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as 23h59m (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as 23h59m (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§ 3º Os usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da Administração Pública detentor do documento.
Art. 7º O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 09 de julho de 2012, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.
§ 1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.
§ 2º A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original ou de cópia autenticada administrativamente.
§ 3º O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.
§ 4º Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão ou entidade da Administração Pública, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda.
Art. 8º O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 9º e 10 deste Decreto.
Art. 9º A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão ou entidade da Administração Pública, procedimento para verificação.
Art. 10. Os órgãos e entidades da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 11. Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 7º deste Decreto.
Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos em Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Município de Joaíma.
Art. 12. Fica criado, junto à Secretaria Municipal de Administração, o Comitê de Governança Digital do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital", com as seguintes atribuições:
I - Propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
II - Assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;
III - Controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IV - Fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital";
V - Promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital", em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;
VI - Analisar propostas apresentadas por órgãos e entidades da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
VII - Disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
VIII - Manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste Decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental.
Art. 13. O Comitê de Governança Digital do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital" será integrado por membros titulares e seus respectivos suplentes designados pelo Secretário Municipal de Administração, na seguinte conformidade:
I - 3 (três) membros representantes da Secretaria Municipal de Administração;
II - 3 (três) membros representantes de qualquer Secretaria Municipal, mas que tenha conhecimentos e formação voltado a tecnologia da informação;
III - 1 (um) membro da Procuradoria Jurídica, indicado pelo Procurador Jurídico.
§ 1º O Regimento Interno do Comitê de Governança Digital do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital" será aprovado mediante Resolução do Secretário Municipal de Administração.
§ 2º O Comitê de Governança Digital do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital" poderá convidar especialistas de órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos.
§ 3º A participação no Comitê de que trata este artigo não será remunerada, mas considerada serviço público relevante.
Art. 14. À unidade de protocolo da Administração Municipal cabe monitorar, fiscalizar e indicar melhorias quanto a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.
Art. 15. Aos responsáveis ou Setor de Tecnologia da Informação caberão o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessários para o "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital", bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos e às entidades da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
Art. 16. A manutenção e o constante aprimoramento do ambiente digital de gestão documental observarão as diretrizes, as normas e os procedimentos definidos na política municipal de arquivos e de gestão documental.
Parágrafo único. Caberá aos órgãos e entidades da Administração Pública, no âmbito de suas atribuições, estabelecer programas, estratégias e ações para acompanhar as mudanças tecnológicas e prevenir a fragilidade dos suportes, conforme definido pelo Comitê de Governança Digital do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital".
Art. 17. Todos os órgãos do município perante empresas por este controladas adotarão providências visando à aplicação do disposto neste decreto, no que couber, a essas entidades.
Art. 18. O órgão do Controle Interno, dentro de suas atribuições, acompanhará o cumprimento do disposto neste Decreto.
Art. 19. O Município poderá, através da Secretaria Municipal de Administração, celebrar mediante instrumentos específicos com outros órgãos da Administração Pública de quaisquer esferas, entidades do terceiro setor ou da iniciativa privada, a adesão, o compartilhamento ou a troca de experiências e de tecnologia relacionada ao ambiente digital de gestão documental, mediante análise de conveniência e oportunidade do Comitê de Governança do Papel Zero - Joaíma 100% Digital.
Art. 20. A Secretaria Municipal de Administração poderá, mediante Resolução ou Instrução Normativa, editar normas complementares necessárias ao cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Após a entrada em vigor deste Decreto, fica definido aos órgãos e entidades da Administração Pública a contratação, o desenvolvimento ou a adoção de sistemas informatizados que tenham o mesmo escopo dos sistemas integrantes do ambiente digital de gestão documental, especialmente para execução orçamentária definidos na Lei n. 4.320/64 e em atendimento ao STN e TCE/MG.
Art. 22. A partir da data da implantação do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital" junto aos órgãos e entidades da Administração Pública, documentos e processos em curso deverão seguir seu trâmite no formato em que iniciados, até o seu encerramento definitivo.
Parágrafo único. A produção de documentos ou processos híbridos será disciplinada pelo Comitê de Governança Digital.
Art. 23. Eventuais projetos em desenvolvimento visando à produção digital ou a gestão eletrônica de documentos digitais deverá ser encaminhado ao Comitê de Governança Digital do "Programa Papel Zero - Joaíma 100% Digital", para avaliação de sua conformidade com os requisitos arquivísticos obrigatórios e a política municipal de gestão documental.
Art. 24. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando todas as disposições em contrário.
Prefeitura de Joaíma/MG, 28 de Fevereiro de 2025.
ABINALDO OLIVEIRA BOTELHO
Prefeito Municipal
