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Para solicitações formais de reuniões ou protocolo de documentos, exige-se:

• Ofício ou Requerimento assinado: Contendo o nome completo do solicitante (ou da entidade), telefone de contato, e-mail e a justificativa/assunto detalhado da reunião.

• Documento de Identidade oficial (RG ou CPF) do solicitante principal no momento do protocolo presencial.

• Protocolo do Pedido: O cidadão ou entidade protocola o ofício solicitando a reunião/audiência na recepção do Gabinete ou no Protocolo Geral.

• Triagem e Análise de Pauta: O Chefe de Gabinete ou assessoria analisa o pedido para verificar se o assunto compete diretamente ao Prefeito ou se pode ser resolvido com maior agilidade pelo Secretário da pasta responsável (ex: Saúde, Obras, Educação).

• Despacho e Agenda: O Prefeito avalia a demanda e a assessoria realiza o encaixe na agenda institucional, conforme a disponibilidade de horários do Chefe do Executivo.

• Confirmação: A equipe do Gabinete entra em contato com o solicitante informando a data, o horário e o local confirmados para a audiência.

• Realização da Reunião: O Prefeito (ou representante por ele designado) recebe o cidadão ou comissão para ouvir as demandas e definir os encaminhamentos necessários.

• Qualquer cidadão, representante de entidade civil, associação de bairro, empresa ou autoridade pública pode solicitar atendimento ou agendamento de audiência com o Prefeito.
  Para pedidos de audiência individual ou coletiva, exige-se a apresentação clara do assunto (pauta) a ser debatido.

• Protocolo do Pedido: O cidadão ou entidade protocola o ofício solicitando a reunião/audiência na recepção do Gabinete ou no Protocolo Geral.
  Triagem e Análise de Pauta: O Chefe de Gabinete ou assessoria analisa o pedido para verificar se o assunto compete diretamente ao Prefeito ou se pode ser resolvido com maior agilidade pelo Secretário da pasta responsável (ex: Saúde, Obras, Educação).
  Despacho e Agenda: O Prefeito avalia a demanda e a assessoria realiza o encaixe na agenda institucional, conforme a disponibilidade de horários do Chefe do Executivo.
  Confirmação: A equipe do Gabinete entra em contato com o solicitante informando a data, o horário e o local confirmados para a audiência.
  Realização da Reunião: O Prefeito (ou representante por ele designado) recebe o cidadão ou comissão para ouvir as demandas e definir os encaminhamentos necessários.

• Resposta sobre pedidos de agenda: O prazo para retorno sobre o deferimento ou não do agendamento varia conforme os compromissos institucionais do Prefeito (viagens, reuniões de consórcio, cumprimento de agendas externas), ocorrendo geralmente em até 15 dias úteis.
  Atendimento na recepção (informações): Imediato.

• Demandas coletivas trazidas por associações de moradores, distritos e comunidades rurais de Joaíma que afetem o interesse público.
  Atendimento a órgãos de fiscalização e controle (Câmara de Vereadores, Ministério Público, Judiciário).
  Situações de calamidade pública, emergências climáticas ou crises administrativas.
  Idosos, pessoas com deficiência e gestantes têm atendimento prioritário garantido por lei na recepção física do local.

• Entrando em contato por telefone diretamente com o setor de recepção do Gabinete do Prefeito.
  Comparecendo presencialmente ao balcão do Gabinete munido do número do protocolo de recebimento do ofício.

• Encaminhamento para as Secretarias: Muitas demandas trazidas pela população podem ser resolvidas diretamente pelos Secretários Municipais de cada área. Nesses casos, o Gabinete pode realizar o agendamento diretamente com a Secretaria competente para agilizar a resolução do problema.
  Representação: Em caso de imprevistos oficiais urgentes na agenda do Prefeito, a reunião agendada poderá ser conduzida pelo Vice-Prefeito, pelo Chefe de Gabinete ou pelo Secretário Municipal da pasta relacionada ao assunto.